К СОДЕРЖАНИЮ

Создание информационных систем.

СОЗДАНИЕ  ИНФОРМАЦИОННЫХ  СИСТЕМ

ОБЪЕКТ  АВТОМАТИЗАЦИИ

    В сфере управления существуют принципиально разные  системы. Их, прежде всего, следует отличать по объекту управления. Во-первых, существуют системы управления непосредственно машинами и аппаратами, например, самолетами, ракетами, снарядами и т.д. Эти системы давно и очень успешно автоматизируются.  Во-вторых, используются системы управления технологиями. К ним относятся системы управления прокатными станами, перегонкой нефти, сборкой автомашин и другие. В них объектом управления  является ход изготовления продукции, её комплектации, сборки, транспортировки и т.п. Эти системы тоже давно и успешно совершенствуются с использованием информационных технологий.  Существуют системы  бухгалтерского учета, экономического анализа, конструкторских и инженерных расчетов, системы проектирования. И в этих сферах  автоматизация широко применяется и весьма успешно развивается. Достаточно хотя бы упомянуть чрезвычайно широко используемую автоматизацию бухгалтерского учета.

    Наконец, существуют системы управления непосредственно людьми, т.е. системы организационного управления. В них объектом управления являются люди. В состав организационного управления  входят задачи  по оценке делового потенциала разных лиц, подбору персонала, оценке деятельности  каждого работника, стимулированию их труда, анализу взаимоотношений в коллективе, поиску резервов совершенствования сотрудничества, предотвращению конфликтов и повышению эффективности работы.

   К сожалению, именно эти системы  организационного управления в наименьшей степени до сих пор подвергались автоматизации.  Причина этого проста – высокая сложность объекта управления, т.е. человека. Сколь бы ни были сложны машины или технологии, но их люди знают лучше, чем самих себя. И это совсем не случайно, поскольку каждый человек – это целый мир, это отнюдь не робот, а живое существо, наделенное интеллектом, эмоциями, принимающее решение, обладающее правами, талантами и социальными связями.  Это неизмеримо сложнее любой ракеты.

   Какая наука рассматривает формы сотрудничества персонала в качестве своего объекта?  Только теория организационной деятельности (ТОД).  До её появления, по сути, не было четкого понимания объекта совершенствования организационного управления – производственных отношений. ТОД рассматривает качество этих отношений, их возможности, резервы, ограничения, пути улучшения, повышения эффективности  согласовательных процессов.

           ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ  ЗАДАЧИ 

           КАК  ОБЪЕКТЫ  АВТОМАТИЗАЦИИ

    Какие задачи повсеместно автоматизируют наши «компьютерщики»? Это - бухгалтерский учет, управление технологиями, технические и технико-экономические расчеты производственного характера. Но позвольте, это же не собственно организационное управление! Где же автоматизация задач по управлению людьми?! Её, как правило, нет. Организационное управление как было преимущественно ручным, примитивным и кустарным, таким и осталось.

   Между тем, любая хозяйственная система должна  обеспечивать  качественное выполнение,  по крайней мере, следующих  основных  организационных функций:

1)      формирование  состава участников совместной деятельности;

2)      фактическое установление между ними необходимых производственных отношений;

3)      побуждение участников к результативной  работе;

4)      подготовка и обучение  персонала решению своих задач;

5)      управление предметной (производственной) деятельностью работников;

6)      оценка эффективности работы персонала;

7)      разрешение или предотвращение разногласий и конфликтов;

8)  анализ состояния организации и возникающих в ней проблем;

9)  формулирование и постановка новых организационных задач;

10) установление и поддержание необходимых взаимодействий коллектива с внешней средой.

   Из всех перечисленных функций автоматизации подвергается, да и то не всегда, пятая функция – управление производственной деятельностью. Остальные восемь-девять не только не автоматизируются, но обычно даже не совершенствуются. Да и в управлении производством   автоматизируются не столько организационные, сколько  производственно-технологические задачи.

  Отсюда не случайно глобальное отставание в вопросах эффективности деятельности наших организаций. Кто-то поспорит и скажет, что автоматизация бухгалтерского учета – самая распространенная задача автоматизации управления - серьезное достижение.  Но с этим трудно согласиться. Что дает для  повышения эффективности работы организаций автоматизация их бухгалтерского учета?  Если и дает что-то, то очень мало.  Я ещё не встречал директоров,  которые были бы в особом восторге от эффективности автоматизации бухучета. Эта автоматизация нужна, полезна самим бухгалтерам, помогает сдерживать рост численности учетных работников. Но обычно на результаты деятельности организаций она серьезно не влияет. Это надо трезво признать, не поддерживать таких иллюзий и избавлять от них начинающих управленцев. А то ведь некоторые из них поначалу надеются, что применение компьютера прямо гарантирует совершенствование их организации, как только его поставят и начнут использовать.  Это  глубокое заблуждение.

       ВЫЯВЛЕНИЕ  НЕДОСТАТКОВ  И  РЕЗЕРВОВ  ОРГАНИЗАЦИИ

    Чтобы автоматизация давала серьезную отдачу, улучшала деятельность организации, следует сначала правильно выявить проблемы, недостатки и резервы организации, а потом применить информационные технологии на использование этих резервов и устранение недостатков.  Следовательно, нужно правильно найти объект совершенствования, исследовать его, найти пути повышения эффективности организации, её частей и подсистем.

   Поэтому для начала надо рассмотреть перечень основных задач организации, выяснить, как каждая из них выполняется, оценить используемые методы и средства решения организационных задач. В таблице 8 приведен перечень основных организационных задач и способы их решения в условиях использования разных механизмов сотрудничества. Этот перечень показывает, что при использовании разных организационных механизмов содержание задач совершенно разное, что, разумеется, следует хорошо знать каждому руководителю.

Таблица 9

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ  ЗАДАЧИ  И  СПОСОБЫ  ИХ  ВЫПОЛНЕНИЯ   В  РАЗНЫХ  МС

В этой таблице видно, что велики и разнообразие задач, и способы их решения в условиях применения разных механизмов сотрудничества.

    Например, при подборе сотрудников в авторитарной системе в первую очередь ищут (или создают) тех, кто признаёт главенство руководителя и сможет ему подчиняться. И только потом к кандидатурам предъявляются прочие требования (профессионализм, компетентность, опыт и др.).  При подборе персонала для организаций  договорного типа  ищут наиболее выгодные кандидатуры. Поэтому приходится проводить профессиональные конкурсы, на которых отбирают по деловым качествам, сопоставляют затраты и ожидаемую экономическую отдачу, тщательно оценивают и сопоставляют выгодность использования разных кандидатов на должность.

   Конечно, это более сложно, но и более перспективно в рыночных условиях. Искать послушных легче, чем искать и сопоставлять выгодность разных профессионалов. И если автоматизировать эти процессы, то действительно требуется решать совершенно разные задачи. Впрочем, авторитарщики обычно и не нуждаются в автоматизации этой задачи. Они попросту принимают на работу опекаемых, преданных им лиц: родственников, друзей и зависимых. Какая-то наука и автоматизация могут этому только помешать.

    В рыночной же экономике подобное кумовство исчезает или резко сокращается. Конкуренция заставляет искать самые эффективные решения.  Системы вроде  моего теста позволяют  не просто автоматизировать подбор персонала, но улучшить эту работу,  делая её быстрее и качественнее, в результате чего персонал становится более качественным, способным работать результативнее.

  Примерно  такое же положение и в поиске резервов по другим организационным функциям. Во всех случаях нужно выявлять, какие механизмы используются, насколько это оправдано и  с каким качеством  решаются  соответствующие задачи. Если качество не удовлетворяет, то надо искать способы улучшения выполнения соответствующих организационных задач, в том числе и с помощью  автоматизации. Именно так следует  подходить к автоматизации.

    Ошибочный подход к этому вопросу заключается в том, что вместо такого обоснованного совершенствования организации  многие горе-компьютерщики автоматизируют совсем не те процессы, которые надо. Обычно берутся существующие в старой организации задачи, выполняемые вручную, и их переводят на машинную технологию выполнения. По логике совершенствования это аналогично установке реактивного двигателя на деревянную телегу.  Теряется смысл такой модернизации.

   Некомпетентные разработчики автоматизированных систем во многих случаях пытаются получить экономию на сокращении трудоемкости документооборота или на зарплате учетного персонала и т.д. Всё это в принципе неверные подходы. Они совсем не затрагивают главных резервов организаций и не могут ничего существенно в них улучшить. Какая разница для эффективности работы  компании в том, что у её бухгалтеров несколько облегчился труд? Ничего другого обычно и не происходит. Иногда автоматизация даже приводит к резкому усложнению технологии учета и никакого облегчения не приносит.

     Приведу поучительный пример совершенствования организации управления в соответствии с вышеприведенным в таблице перечнем организационных задач. В восьмидесятых годах прошлого века мне довелось совершенствовать организацию управления учебно-воспитательным процессом в одном из ВУЗов. Получилось так, что я выступал в трех лицах: и как заказчик, и как проектировщик, и как руководитель внедрения, и как руководитель, эксплуатирующий систему управления организации учебы студентов. Это позволило без лишних дискуссий сделать систему именно такой, какая  объективно требовалась в реально существовавших тогда условиях.

    Руководством была понята главная задача факультета – повышение учебной дисциплины студентов. К моменту начала совершенствования организации едва удавалось проводить занятия. Они часто срывались из-за отсутствия сколько-нибудь приемлемого количества присутствующих студентов. Никто ничего не мог поделать с таким положением, продолжавшимся довольно долго. Попытки решить проблему с помощью одних наказаний (см. таблицу 9 пункты 2п-6п) не увенчались успехом. Качество выпускников как специалистов было очень низким.

   Не буду рассказывать технологию проектирования и внедрения новой автоматизированной системы управления организации учебы студентов, а назову лишь нетрадиционные организационные задачи, которые стали решаться в новой системе (указывая их номера).

  1к, 2а–4а. Была проведена большая работа по формированию актива студенческих групп (старосты, комсорги, профорги, учебные секторы) на основе автоматизированных методик, пример которых рассмотрен в теме 12 настоящей работы.  Были созданы или уточнены обязанности членов студенческого актива. Каждый из них получил свои обязанности в отпечатанном виде с соответствующими устными разъяснениями.  Деканатом были проведены собрания и совещания по новому порядку управления учебным процессом.

   5а-6а. Была налажена  четкая работа по строгому, сплошному контролю посещаемости занятий и документальному фиксированию причин отсутствия студентов. После каждого пропуска занятия студент был обязан предоставить оправдательный документ или объяснительную записку. Персональные данные о посещаемости занятий вводились в компьютер, обрабатывались и в результате выдавался ряд сводок о посещаемости для деканата, общественных организаций и кураторов групп. В этих сводках не только приводилось количество пропусков занятий, но и персонально, по датам указывались причины.  Тем самым обеспечивалась возможность привлечения к воспитательным воздействиям сотен должностных лиц.

    7а-9а.  Вышеназванное настолько всколыхнуло воспитательную работу, что в ней быстро выявились узкие места. Все их перечислять не буду. Скажу лишь, что естественным образом последовали меры по улучшению регламентации многих  воспитательных процедур, улучшению состава кураторов, улучшению их работы, развитию деятельности общественных организаций. В итоге через небольшое время количество наказаний студентов резко снизилось, а учебная дисциплина повысилась настолько, что преподаватели поражались произошедшим изменениям. Одни из них  отмечали, что в полных аудиториях стало приятнее проводить занятия, а другие жаловались, что труднее владеть переполненной аудиторией.  

    В целом всё это очень положительно сказалось на результатах семестра, а в дальнейшем вывело традиционно отстающий факультет на первое место по успеваемости. Несколько позднее проделанная работа получила широкое официальное признание не только в ВУЗе, но и далеко за его пределами. За опытом приезжали делегации ВУЗов со всех концов СССР.

   Подведем итоги. Обычно в АСУ-ВУЗ подвергают автоматизации совсем иные задачи, нежели приведенные здесь. Традиционно автоматизируют бухгалтерский учет, планово-экономические расчеты, составление множества форм отчетности, планирование использования аудиторного фонда и тому подобное. Я совсем не против этой автоматизации. Но не менее важно совершенствовать организацию управления самими людьми.  В приведенном примере было сделано именно это, и результат превзошел все ожидания.

   Для успеха аналитического этапа создания автоматизированных систем им не должны руководить программисты, бухгалтеры или инженеры. Это сразу загубит всё дело на корню. Руководить должен специалист по организации управления, знающий специфику данной отрасли. Только он сможет глубоко и объективно  выявить резервы совершенствования управления. Инженеры видят только производственные технологии, организационные же функции всегда недооценивают, а часто даже не понимают. Программисты профессионально находятся ещё дальше от организационных вопросов, хотя некоторые из них бодро берутся руководить созданием АСУП. Это – грубейшая организационная ошибка автоматизации, предопределяющая её провал. В лучшем случае автоматизация будет внедрена, но достаточно положительной роли она не сыграет.

        ВЫБОР  ОБЪЕКТОВ  АВТОМАТИЗАЦИИ

    Анализ эффективности  следует периодически делать по всем функциям  организации. Это откроет общую картину. Сопоставление  эффективности по разным функциям позволит определить наиболее узкие места организации, обоснованно выбрать объекты  автоматизации. В одном случае самой актуальной  задачей  совершенствования организации может оказаться система материального стимулирования, а в другом – предотвращение конфликтов внутри персонала. И так далее. Обоснованный выбор объекта автоматизации – решающий вопрос её эффективности.

   Таким образом, автоматизация не самоцель. Никому не нужна автоматизация ради автоматизации. Цель – совершенствование организации, повышение её эффективности.

     РАЗДЕЛЕНИЕ ФУНКЦИЙ  МЕЖДУ  ЧЕЛОВЕКОМ  И  КОМПЬЮТЕРОМ

   Казалось бы, давно утихли споры по сопоставлению возможностей человека и компьютера. Но четких практических выводов для организационных систем в этом вопросе пока не сделано. Одни во всем готовы полагаться на компьютер, а другие отводят ему чисто счетные функции. Поклонники компьютеров утверждают, что именно они позволят избавиться от субъективизма и коррупции, поскольку, отстранив человека от принятия множества решений, мы сразу четко решим эти проблемы.

    В такой позиции кроется непонимание принципиальной разницы между человеком и компьютером. Человек, в отличие от компьютера, обладает юридическими правами и обязанностями, волей, ответственностью  и полностью интегрирован в социальную среду, является её частицей. Только человек имеет право принимать организационные решения и несет за них ответственность.

    В отличие от компьютера он имеет многообразные личные отношения с другими членами общества, взаимные привязанности, уважение, любовь, ненависть, доверие, надежды, обязательства и так далее.

   Это не значит, что  компьютер не может использоваться для помощи человеку в решении всех его задач. Причем, помощь эта может быть очень существенной и незаменимой. Так, например, решение о приеме на работу нового человека принять может только  соответствующее должностное лицо. Однако человек  не  в состоянии без компьютера точно и быстро оценить деловые качества десятков кандидатов на должность.

    Для правильного, обоснованного решения этого вопроса требуется осуществить колоссальный объем информационной работы.  В быстродействии и точности этих процедур человек не может соперничать с современными информационными системами.  Но между ними  не противостояние, а взаимное дополнение.

   Для правильного решения этих организационных вопросов необходима по сути только человеко-машинная система, включающая науку, новые методы, технологии и «живого», ответственного, компетентного человека, обладающего соответствующими правами, волей, желаниями и так далее.

       ПОСТАНОВКА  ЗАДАЧ

   Следующим шагом в деле внедрения информационных технологий должен быть переход от понимания резервов организации к нахождению путей решения проблем организации, использования резервов её улучшения. Эту работу могут выполнять специалисты, одновременно владеющие знаниями по проблемам организации  и по технологии автоматизации.

   Известно, что правильно поставленный диагноз – это половина успеха в лечении.  Как и в медицине, первая заповедь – не навреди, а вторая – правильно поставь диагноз. Если разработкой автоматизации руководит неспециалист в этом деле, то это равносильно лечению случайными средствами  от непонятной болезни.  Такого допускать нельзя.  Это в первую очередь относится к комплексному совершенствованию организации, когда речь идет о необходимости коренным образом повысить её эффективность.

     В принципе, в ряде случаев уже существуют удачные проектные решения по автоматизации, которые решают известные проблемы  организаций определенного типа. Так, существуют удачные системы оперативного управления, некоторые системы оплаты труда, бухгалтерского учета, системы управления транспортными средствами и т.д. Если в совершенствуемой организации эти системы способны решить выявленные проблемы, то можно воспользоваться готовыми проектными решениями. На их внедрении даже  специализируются отдельные внедренческие компании. Эти услуги  обычно экономически более оправданы, чем собственные разработки.

    Но даже типовые проекты обычно приходится в той или иной степени привязывать к особенностям своей организации. Для такой привязки нужен постановщик – лицо, способное грамотно  разобраться в степени соответствия типового проекта нуждам данной организации, а затем обоснованно сформулировать задание программистам на доработку компьютерной программы. Кроме того, постановщик обязан досконально знать всю информационную и документальную технологию эксплуатации системы и обучить ей лиц, которые будут использовать автоматизированную систему.

   Постановка задачи рядовым проектировщикам – ключевая и самая сложная проектная работа. От степени квалификации лица, занимающегося ею, в решающей степени зависят затраты на создание или совершенствование автоматизации. Эти различия в затратах могут отличаться на порядок.

     Постановка задачи  должна  обязательно подробно документироваться. Это повышает ответственность работы и постановщика, и исполнителей. Дает четкие, недвусмысленные проектные решения и установки.  Позволяет подробно, систематически описать алгоритмы на все случаи жизни, исключая всякие пробелы, неясности и неопределенности. Постановка должна описывать всё: назначение и функции системы; условия её работы, режимы работы, алгоритмы обработки информации, технологию работы людей в системе, формы представления исходной, промежуточной и результатной информации, порядок контроля достоверности информации, ограничения для проектировщиков,  системы используемых шифров, количество разрядов цифровых показателей, способы их округления и др.

   Большое значение имеет понимание постановщиком человеческого фактора. Он должен хорошо понимать, какие интересы имеют соответствующие должностные лица, участвующие в работе автоматизированной системы. Кто заинтересован в правильной её работе, а у каких должностных лиц она будет вызывать личные проблемы и заинтересованность в её блокировании или неправильной работе. Очень важно представлять себе, какие проблемы могут возникать по воле противников системы и как предотвращать её сбои, как гарантировать её надежную работу в любых условиях.

   Постановщик не только должен исчерпывающе осветить выбранные проектные решения, но сделать систему простой, логичной и максимально понятной для всех, кто будет иметь с ней дело. Современные средства автоматизации предоставляют проектировщикам практически безграничные возможности. Быстродействие современных компьютеров таково, что молниеносно могут выполняться алгоритмы чуть ли не любой сложности. Постановщику остается только знать все возможности и оптимально их использовать.

    Постановщик должен предусмотреть неизбежность появления ошибок по самым разным причинам. Эти ошибки должны не накапливаться в системе, а какими-то способами своевременно выявляться и исправляться. Постановщик должен также предусмотреть возможность развития системы, развитие организации. Автоматизация не должна сковывать это развитие, что тоже зависит от выбранной стратегии и  конкретных проектных решений.

   Лучше всего, если для последующего развития организации не понадобится снова приглашать  специалистов-постановщиков для внесения изменений в проект. В идеале развивать автоматизированную систему смогут сами пользователи. Это во многом зависит от постановщика  и сложности системы.

        ПРОЕКТИРОВАНИЕ

    Вслед за постановкой задач автоматизированной системы начинается её проектирование, написание компьютерных программ, инструкций  по эксплуатации задач, инструкций для работы персонала в условиях новой технологии и организации, установка и наладка оборудования, обучение персонала.  Это – сложная, многоплановая, кропотливая, коллективная работа. Во всех своих частях она должна быть увязана как с общим замыслом, так и между всеми её деталями.

   Существует два разных типа проектирования. Первый - при создании уникальных разработок, и второй – использующий уже хорошо отработанных проектные решения. В последнем случае создание автоматизированных систем обычно в десятки раз проще. Для этого достаточно пройти учебу, изучить документацию и получить сертификат, если это предусмотрено. Полезно ознакомиться с реально функционирующей где-то системой, документацией по ней, ознакомиться с опытом эксплуатации, получить советы опытных пользователей, заключить договор на приобретение и внедрение  информационной системы.

   Но если браться за самостоятельное создание уникальной системы, то в первую очередь потребуются проектировщики очень высокой квалификации. И, прежде всего, постановщики задач, системотехники. Во-вторых, нужно продумать наиболее рациональную организацию проектирования, обеспечивающую высокое качество и производительность труда проектировщиков.

   Для того, чтобы проектирование шло максимально гладко и эффективно, желательно, чтобы узловые проектные решения как можно раньше начали эксплуатировать. Это скорее выявит недостатки, позволит менее болезненно их устранить, приобрести необходимый опыт, отшлифовать узловые вопросы и более надежно осуществлять проектирование производных и второстепенных элементов системы.  Если к эксплуатации перейти только после завершения всего проекта, то дорогостоящие, трудоемкие переделки будут практически неизбежны.

  Лучше всего, чтобы автоматизация развивалась постепенно, как бы разрастаясь,  наращиваясь на уже созданное. Крупные разработки могут осуществляться последовательно годами, поэтапно или, как принято выражаться, очередями. Такая стратегия разработки имеет много преимуществ. Минимизируются риски, легче происходит отработка проектных решений. Работа происходит менее нервно, улучшаются отношения с пользователями. Быстрее происходит окупаемость затрат на проектирование, да и сами проектные решения становятся более качественными.

         ВНЕДРЕНИЕ  И  ОСВОЕНИЕ  ИНФОРМАЦИОННЫХ  ТЕХНОЛОГИЙ

    Внедрение автоматизации – ключевой этап совершенствования организации. К нему нельзя приступать, если полностью не завершена разработка внедряемой системы, подсистемы или очереди,  включая инструкции для рядовых исполнителей. Очень важно исключить во время внедрения остановку деятельности организации из-за возникновения непредусмотренных проектом нештатных ситуаций.

   Перед началом внедрения весь причастный к её эксплуатации персонал должен пройти подробный инструктаж или даже обучение.  Каждый должен получить подробную персональную инструкцию и устное её разъяснение. В ответственных случаях (когда это связано с вопросами безопасности) факт получения инструкции и инструктажа следует  подтверждать актами с подписями получателей и инструктирующих.

  До реального внедрения системы каждый участник должен попрактиковаться на условных примерах с тем, чтобы приобрести основные навыки и иметь возможность достаточно уверенно  начать работать по-новому.

   Внедрение крупных систем обычно начинается с опытной их эксплуатации, в период которой  всё проверяется и отрабатывается на реальных процессах. Перед началом  опытной эксплуатации или сразу после её завершения необходимо решить очень важный организационный вопрос – распределение ответственности за правильную эксплуатацию системы и назначение общего куратора системы. Куратором обычно может быть должностное лицо не ниже заместителя первого руководителя организации или её подразделения, в котором осуществляется внедрение.

  С этим  лицом  руководитель разработчиков должен провести  особо подробный инструктаж и выдать ему лично письменную инструкцию по эксплуатации системы в целом в том числе и с указанием обязанностей куратора.  В инструкции должны освещаться самые главные вопросы: распределение обязанностей, ответственности, способы обеспечения достоверности информации, способы её контроля и восстановления данных после любых сбоев в работе, порядок работы в особых  условиях и т.д. Кроме того, у куратора  системы должны быть экземпляры инструкций  по эксплуатации, разработанные для  каждого из участников.  Куратор должен ознакомиться со всеми этими инструкциями. Ему также очень полезно ознакомиться с опытом эксплуатации аналогичных систем в других организациях.

   О начале внедрения и опытной эксплуатации издается приказ, в котором указываются плановые сроки внедрения, сроки этапов выполнения работ, ответственные и (по возможности) размеры материального вознаграждения участников за качественное и своевременное внедрение.

    Окончание внедрения и начало постоянной эксплуатации системы должно быть оформлено актом. На его основании следует издать приказ, в котором  установить ответственных лиц за эксплуатацию системы (бухгалтеры, операторы, программисты, системные администраторы) и назначить её куратора. Уточненные и исправленные в процессе внедрения инструкции по эксплуатации должны быть аккуратно оформлены и утверждены руководителем организации или подразделения. На одном экземпляре каждой инструкции должна быть подпись лица об ознакомлении с её содержанием и обязательством  исполнять.

    Без такого бюрократического завершения создания автоматизации она не может ни официально, ни фактически считаться внедренной. Со временем возникнут какие-то сбои, появятся разные мнения по её эксплуатации, распределению обязанностей и ответственности за неудовлетворительную работу системы. И если не будет официально утвержденных нормативных документов, то вероятность срыва всей работы становится очень большой. И наоборот, если ответственность четко разграничена, определена и оформлена, то появляются лица, заинтересованные в решении возникающих проблем. В таких условиях система будет функционировать надежнее, четче, качественнее и с большей эффективностью.

         ЭКСПЛУАТАЦИЯ  АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ  СИСТЕМ

    После оформления акта о приеме системы в эксплуатацию издается приказ о начале эксплуатации  автоматизированной системы  и ответственных за её эксплуатацию.  Было бы непростительной ошибкой полагать, что эксплуатация автоматизации всегда происходит сама собой и ею не надо руководить. Во многих случаях эксплуатация системы требует  постоянного или регулярного контроля,  принятия своевременных мер для её нормального функционирования.

   Так, возможны сбои в эксплуатации системы, которые необходимо правильно преодолевать. Ключевые участники, эксплуатирующие систему, могут выбывать или временно отсутствовать по самым разным причинам.  В некоторых случаях возможно умышленное нарушение в работе системы. Это особенно опасно, если информационная система используется и для контроля за лицами, которые её эксплуатируют.  В таких случаях может даже потребоваться создание специальной службы информационной безопасности.

   Если же никто не будет контролировать и регулировать функционирование информационной системы, то это может закончится серьезными искажениями в её работе, экономическим ущербом и даже прекращением  использования такой системы.

  Под эксплуатацией  автоматизированной системы подразумевается не только обычная, штатная работа с нею персонала, но и организация решения всех проблем её функционирования: сбоев, восстановления данных, поддержания в рабочем состоянии справочно-нормативных сведений и всей базы данных. Кроме того, часто возникает потребность внесения изменений в компьютерные программы и инструкции по эксплуатации. Эта работа тоже должна выполняться не случайным образом, а в плановом порядке, в соответствии с инструкциями и положениями о работе для конкретных должностных лиц.  Первые руководители организаций должны быть проинструктированы или письменно предупреждены вначале эксплуатации  системы об обязанностях куратора системы и  о требованиях системы к работе руководителей. 

    Дело в том, что  некомпетентные в вопросах автоматизации руководители  могут своими  непродуманными действиями её разрушить или ухудшить работу.  Так, например, если руководитель  своим приказом введет в организации существенные изменения, требующие по логике системы коренного изменения нормативно-справочной информации в автоматизированной системе, не дав на это ни указаний, ни времени, ни  возможностей, то  только это уже может вызвать коллапс в работе, стать приговором автоматизированной системе.  Попытки её эксплуатации не по правилам приведут к массе нелепостей и несуразностей, чем и дискредитируют в глазах непосвященных  всю автоматизированную систему.

        Иногда руководитель принимает организационно-управленческие решения, не учитывающие наличие и особенностей информационных технологий. Некомпетентный руководитель может, например, устно распорядиться об изменении порядка оплаты труда, не предусмотрев  изменения организации труда  или наоборот – изменить организацию труда, не предусмотрев изменений в системе его оплаты. Если изменяется порядок оплаты, то требуется юридически и организационно четкое формулирование изменений, издание приказа и время для того, чтобы соответствующие изменения были внесены в компьютерную программу. Несоблюдение всего этого тоже может подкосить систему из-за полного нарушения её логики.

   Вообще говоря,  эксплуатация автоматизированных систем  всё больше требует высокой управленческой грамотности руководителей и плановой, ответственной работы.  Нередко бывают случаи, когда  главным препятствием автоматизации является не отсутствие компьютерных программ, а некомпетентность руководства организации или среднего звена специалистов.

К СОДЕРЖАНИЮ